Аннотация: Обосновывается необходимость оптимизации этапа сбора документов и фактов при проведении информационно-аналитического исследования. Приводятся основные принципы организации этапа сбора и группы методов, которые позволяют повысить его эффективность.
Ключевые слова: сбор документов и фактов, информационно-аналитическое исследование, оптимизация, принципы и методы сбора информации.
Социальные коммуникации
УДК: 002.6
Ященко Лариса Євгенівна
старший викладач кафедри
документознавства та інформаційної діяльності
Одеський національний політехнічний університет
Ященко Лариса Евгеньевна
старший преподаватель кафедры
документоведения и информационной деятельности
Одесский национальний политехнический университет
Yashchenko L.
senior lecturer
documentation science and information activities Department
Odessa national Polytechnic University
ШЛЯХИ ОПТИМІЗАЦІЇ ПРОВЕДЕННЯ ЕТАПУ ЗБОРУ ДОКУМЕНТІВ ТА ФАКТІВ В ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОМУ ДОСЛІДЖЕННІ
ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ЭТАПА СБОРА ДОКУМЕНТОВ И ФАКТОВ В ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОМ ИССЛЕДОВАНИИ
WAYS OF OPTIMIZATION COLLECTING THE DOCUMENTS AND THE FACTS STAGE IN THE INFORMATION-ANALYTICAL STUDY
Анотація: Обґрунтовується необхідність оптимізації етапу збору документів та фактів при проведенні інформаційно-аналітичного дослідження. Наводяться основні принципи організації етапу збору та групи методів, які дозволяють підвищити його ефективність.
Ключові слова: збір документів та фактів, інформаційно-аналітичне дослідження, оптимізація, принципи та методи збору інформації.
Аннотация: Обосновывается необходимость оптимизации этапа сбора документов и фактов при проведении информационно-аналитического исследования. Приводятся основные принципы организации этапа сбора и группы методов, которые позволяют повысить его эффективность.
Ключевые слова: сбор документов и фактов, информационно-аналитическое исследование, оптимизация, принципы и методы сбора информации.
Summary: The necessity of optimization phase of collecting the documents and facts during the information-analytical studies. The basic principles of organization of the collection phase and group practices that will improve its effectiveness.
Key words: collecting documents and facts, information, analytical research, optimization, principles and methods of gathering information.
Необхідність систематичного інформаційно-аналітичного супроводження прийняття управлінських рішень у будь-якій сфері соціально-економічної діяльності вже остаточно визнана нашим суспільством. Соціальна практика свідчить, що постановка аналізу інформації на регулярну основу є ознакою певного рівня зрілості фірми та її керівників. Але, на жаль, у вітчизняному бізнесі аналітичні дослідження здійснюються здебільшого хаотично, без урахування істинних інформаційних потреб замовників та залучення передового досвіду західних аналітиків[3]. Цей досвід свідчить, що успішний результат роботи в значній мірі залежить від послідовного проходження аналітиком усіх етапів інформаційно-аналітичного дослідження: [2].
Проведення аналітичних досліджень безпосередньо спирається на процеси, що здійснюються на етапі збору документів та фактів. Він є найбільш рутинним, трудомістким та поки ще невизначеним в нормативно-правовому відношенні [3]. За загальними оцінками практикуючих аналітиків на етап збору припадає до 60-70% робочого часу, однак від успіху його реалізації здебільшого залежить ефективність усіх наступних етапів та якість кінцевого аналітичного продукту. Якщо етап збору не організований на науковій основі, дослідження характеризуються низькою достовірністю та об’єктивністю, їхні результати відображають, як правило, суб’єктивні думки аналітиків [4].
Метою статті є узагальнення досвіду науково обґрунтованої організації етапу збору документів та фактів при проведенні інформаційно-аналітичного дослідження у будь-якій сфері.
Робота зі збору та первинної обробки інформації об’єднує множину технічних робіт в єдиний процес, який забезпечує прийом та реєстрацію даних, перевірку їх цілісності та достовірності, систематизацію інформації за тематикою. При цьому вкрай важливо максимально використовувати автоматизовані засоби консолідації інформації, органічно поєднуючи їх з інтелектуальною роботою самого аналітика [4].
Сучасні наукові розробки в аналітичній галузі та практичний досвід, здобутий важкою працею аналітиків, свідчать, що для підвищення ефективності етапу збору він має ґрунтуватися на наступних основних принципах:
Полягає у використанні лише надійної інформації, для чого обов’язковим є проведення процедури верифікації фактів та повідомлень. Чим більшою кількістю джерел підтверджується інформація, тим вищий ступінь її достовірності. З огляду на трудомісткість подібної процедури на практиці вважається достатньою верифікація по декількох авторитетних джерелах.
Диктує необхідність суворого дотримання логічного закону тотожності та залучення до аналізу тільки такої інформації, що слугуватиме досягненню мети. Згідно з цим принципом етапу збору має передувати процедура усунення семантичних розбіжностей у розумінні предмету, робочих термінів та понять подальшого дослідження його замовником та безпосереднім виконавцем-аналітиком (етап 2). Це дозволяє мінімізувати комунікаційні бар‘єри, які можуть виникнути при постановці цілей та завдань дослідження. Як свідчить практика, досягнення єдиного розуміння у трактуванні понять на початку дослідження є надзвичайно важливим, оскільки запобігає подальшому невірному ходу роботи та марній витраті часу[5].
Згідно з ним надлишок зібраних документів та фактів є так само шкідливим, як їх нестача, також, збираючи інформацію, слід уникати нагромадження її «про запас». На етапі збору аналітику необхідно керуватися здоровим глуздом та філософським постулатом, відомим як «лезо Окама» - те, що можна пояснити меншим, не треба пояснювати більшим, тобто цей важливий принцип має, як лезо, відрізати усю зайву інформацію, яка має слабке відношення до досягнення мети або є невиправданим дублюванням вже наявних відомостей.
Стверджує, що збір в жодному разі не повинен носити формальний характер статистичного накопичення фактів, він є первинним етапом творчого, аналітичного процесу, під час якого кожен новий факт має критично оцінюватися з точки зору його доцільності та корисності при подальшому аналізі[4; 7]. Тут дуже важливу ролі відіграє інтуїція: вона підказує, який саме факт має бути знайдений, як на цей факт вийти та де його використання може принести максимальний ефект.
Пошуковий етап також передбачає застосування усього можливого спектру методів збору, які можна класифікувати за різними ознаками, які перетинаються між собою:
За напрямом отримання інформації:
За способом отримання інформації:
До комунікативних методів відносяться усі форми традиційної та технічно опосередкованої міжособистісної комунікації: бесіда, інтерв’ю, опитування, анкетування, традиційне та електронне листування, спілкування в чатах, форумах, соціальних мережах, телефонні дзвінки, відвідування виставок, презентацій, підприємств та фіксація чуток.
Некомунікативні методи поділяють на документальні ( вивчення різноманітних документів) та фізичні (безпосередня реєстрація подій та фактів, що відбуваються у навколишньому середовищі).
До документальних належать:
До фізичних належать:
До аналітичних методів вдаються у разі неможливості застосування
комунікативних та некомунікативних методів. Вонидозволяють отримати інформацію про об’єкт, коли він недоступний для збору інформації або взагалі на даний момент часу не існує: в цьому контексті добре працюють методи інформаційного моделювання, мозкового штурму тощо.
Як бачимо, етап збору передбачає комплексне використання різноманітних методів та джерел. Вибір того чи іншого методу повністю визначається конкретною ситуацією, метою та завданнями дослідження. Науковий підхід до проведення етапу збору полягає у суворому дотриманні основних принципів та методів, що дозволяє оптимізувати зусилля та час на збір відомостей, необхідних для їх подальшого аналізу.
Зазначені вище принципи та методи етапу збору в значній мірі обумовлюють якість усієї аналітики, що підтверджується навіть результатами, отриманими підчас проведення аналітичної роботи студентами в межах бакалаврської підготовки. При вивченні дисципліни «Інформаційно-аналітична діяльність» та проходженні виробничої практики студенти виконують проекти, які представляють собою індивідуальні аналітичні завдання на замовлення ОПР. Їхня якість оцінюється за критерієм можливості прийняття ним вірного рішення з кількох альтернатив на основі зроблених висновків[6]. Аналіз бакалаврських проектів показує, що, на жаль, лише 20 % майбутніх аналітиків проводили етап збору, керуючись зазначеними принципами та методами. В результаті зібрана ними інформація була перетворена в аналітичні висновки, які визнані такими, що дійсно можуть сприяти прийняттю виваженого рішення. В решті проектів або частково (62%) реалізована ця методика, або її автори взагалі нехтують нею (18 %). Як наслідок, отримані ними результати або не враховують усіх можливих альтернатив для прийняття рішення, або не містять аналітичних висновків [4].
Таким чином, на підставі накопиченого практичного досвіду роботи професійних аналітиків та аналізу результатів роботи своєрідної фокус-групи студентів – майбутніх аналітиків можна зробити висновок про надзвичайну важливість науково обґрунтованої організації етапу збору та цінність зазначеної методики його проведення. Чітке дотримання принципів збору та застосування комплексу відповідних методів дозволяють оптимізувати рутинну пошукову роботу аналітика, суттєво зекономити його час та зусилля та в кінцевому підсумку підвищити якість аналітичного документу, що створюється на замовлення ОПР.
Література: